Weg met de businesscase’ of ‘op weg met de businesscase’. Een verschil van twee letters. Maar wel een wezenlijke. Voor veel organisaties is de laatste geen optie en blijft de eerste helaas over.
Overschrijdingen van budgetten van ICT projecten met een factor twee is eerder regel dan uitzondering. Enkele decennia geleden al. En helaas nog steeds. Iemand heeft berekend dat er, alleen al bij de overheid, circa vijf miljard op jaarbasis wordt verspild. Maar onderschat het bedrijfsleven niet. Ook daar zullen de overschrijdingen fors zijn.
Veel is er te doen over de (slechte) voorbereiding van een project en de rol van de opdrachtgever hierin. Wel of geen businesscase: er zijn managers die vinden het een “hoop gedoe”. Gewoon beginnen is het motto. En gelijk hebben ze. De eerste besparing is dan binnen! Want waarom geld uitgeven aan een businesscase als je er toch niets mee doet.
Uit onderzoek (Bisnez, VU, 2008) blijkt dat een businesscase in slechts 30% van de gevallen wordt gebruikt. Maar het kan nog erger: in circa 60% van de gevallen wordt een businesscase opgesteld door de opdrachtnemer. De justificatie van een project wordt dus door de opdrachtnemer zelf gedaan. Net zoiets als een aannemer die voor jou beslist dat je een nieuw huis nodig hebt.
De 30% en 60% hebben uiteraard niets met elkaar te maken: je kunt deze twee grootheden niet met elkaar vermenigvuldigen om te bepalen dat slechts 12% van de businesscases én wordt gebruikt door de opdrachtgever én dat deze door hem zelf is opgesteld of door één van zijn eigen medewerkers. Maar dat de businesscase amper als een serieus instrument wordt gebruikt moge duidelijk zijn.
Dus waarom nog een businesscase? Als we dan toch willen besparen op de totale projectkosten, ligt het voor de hand om te stoppen met elkaar voor de gek te houden: een opdrachtgever die geen businesscase laat opstellen is in dat geval in het voordeel. De eerste besparing is binnen. Op een totale verspilling van vijf miljard op jaarbasis, kunnen we al gauw 5 miljoen besparen, ervan uitgaande dat circa 1% van het projectbudget aan de businesscase wordt besteed. Met deze vijf miljoen kunnen we voor een klein deel andere overschrijdingen financieren. Slim rekenen toch?
Onlangs sprak ik een interne opdrachtnemer bij een grote organisatie. Hij vertelde mij vol trots dat ze de directie eindelijk zover hadden weten te krijgen dat het opstellen van een businesscase vanaf heden een standaard procedure geworden is binnen de organisatie. Voor elk project een businesscase. Een pyrrusoverwinning? Zeker. En wel om twee redenen: ten eerste, het initiatief kwam niet van de directie. Zij zien het niet als een nuttig instrument maar als een gewenste procedure van de opdrachtnemer. En dit laatste is de tweede reden. Wie houdt wie voor de gek?
Kortom, weg met de businesscase. De eerste besparing is binnen. Maar waarschijnlijk ook de laatste. Maar dat is geen enkel probleem in het rijke Nederland. Blijkbaar hebben we met elkaar geld genoeg om ons deze forse overschrijdingen te kunnen veroorloven. Bovendien zijn deze overschrijdingen goed voor de werkgelegenheid. Zeker voor opdrachtnemers, maar ook voor de opdrachtgevende organisatie zelf. Doordat projecten uitlopen, moet er achteraf veel worden gecorrigeerd. Onevenredig veel inspanning. Het houdt veel eigen medewerkers bezig. Niet in de laatste plaats het eigen management en, als deze rol al is belegd, zeker de opdrachtgever. Veel vergaderen over hoe je de overschrijding nog kunt tegengaan. Veel scenario’s bedenken, maar vooral niet pro-actief reageren. Want dat hebben we in het begin ook niet gedaan.
‘Weg met de businesscase’ of ‘op weg met de businesscase’. Een verschil van twee letters. Maar wel een wezenlijke. Voor veel organisaties is de laatste geen optie en blijft de eerste helaas over.