Doel
Het doel van een dergelijk informatieronde is een marktraadpleging: het krijgen van een goed inzicht van welke leveranciers in staat zijn de gevraagde diensten/producten le leveren. Daarmee kan het aantal gegadigden voor een offerte traject worden beperkt.
Omschrijving
Nadat een eerste selectie is gemaakt van leveranciers die mogelijk in aanmerking komen voor het leveren van de gevraagde diensten/producten, zal het aantal moeten worden beperkt tot een voor de opdrachtgever overzichtelijke en te behappen omvang. Om dit te bereiken kan, aan de hand van een aantal vragen, een eerste indruk worden gekregen welke leveranciers een serieuze kandidaat zijn om mee te doen aan de uitgebreide offerte ronde. Deze zullen worden uitgenodigd voor het uitbrengen van een offerte. De overige worden vriendelijk bedankt voor het verstrekken van de benodigde informatie en voor de belangstelling. In ieder geval wordt hiermee voorkomen dat elke leverancier een uitgebreide offerte moet indienen en daar veel tijd aan kwijt is. Hetzelfde geldt uiteraard voor de opdrachtgver.
1. Inleiding
Korte omschrijving van de aanleiding voor dit verzoek en ook duidelijk aangeven wat het doel van deze informatie ronde is. Benadrukken dat het geen offerte aanvraag is. Tevens aangeven dat bij beantwoording van de RFI, men aangeeft serieus belangstellende te zijn voor een offertetraject. Indien men, om welke redenen dan ook, niet wil meedoen aan het offertetraject, dan geen reactie geven
2. Doestelling RfI
Aangeven dat het belangrijkste doel is te komen tot een shortlist van mogelijke leveranciers
3. Organisatie beschrijving
Een omschrijving en kenmerken van de eigen organisatie: karakter van het bedrijf, omvang, het belang van de gevraagde dienst voor uw organisatie, etc. Inforamtie die relevant is voor leveranciers om uw organisatie van de huidige situatie naar de gewenste situatie te migreren.
4. Selectiecriteria
Stel zo goed mogelijk de selectiecriteria op waaraan uw leveranciers moeten voldoen om aan de volgende ronde mee te kunnen doen (Request for Proposal. Stel deze criteria op in samenwerking met de personen die bij de selectie betrokken worden. Dit is een lastig deel van de RfI, maar uw leverancier heeft er recht op te weten aan welke criteria ze moeten voldoen of zo veel mogelijk aan moeten voldoen. Ook zij besteden veel werk aan het beantwoorden van de RfI.
Een deel van deze criteria zullen bekend moeten zijn
5. Huidige situatie
In het kort de huidige situatie beschrijven. Eventuele belangrijke informatie in de bijlage.
6. Gewenste situatie
Geef in het kort aan wat de gewenste situatie is en welke dienst/product u gaat vragen. Een beknopte maar volledige beschrijving. Aangeven dat alternatieven, ook in dit stadium, altijd welkom zijn. Relevante informatie toevoegen in de bijlagen.
7. Procedure
- Verstrekking van de RFI aan potentiële gegadigden
al of niet aangeven welke leveranciers worden uitgenodigd voor deze informatie ronde. Het kan zijn dat u deze informatie liever voor u zelf houdt. - Verzoeken om nadere informatie
geef in het kort aan wie benaderd kan worden voor het geven van aanvullende informatie. Geef ook aan op welke manier deze persoon benaderd kan worden. De voorkeur verdiend schriftelijk of per email. In dat geval kunt u de vragen en de bijbehorende antwoorden ook naar de overige leveranciers sturen. Ook aangeven tot welke datum aanvullende informatie gevraagd kan worden. Aangeven dat niet ingegaan wordt op telefonische vragen. - De beantwoording van de RFI
Geef duidelijk aan dat de beantwoording moet overeenkomen met de nummering zoals gehanteerd in het RFI. De beantwoording mag schriftelijk maar bij voorkeur elektronisch. Aangeven naar wie de informatie gestuurd moet worden. Met het niet beantwoorden van de RFI, wordt aangegeven dat men geen belangstelling heeft voor het offertetraject. - Sluitingstermijn
Geef de uiterste datum tot wanneer de gevraagde informatie ingediend kan worden. Geef ook aan wanneer de leveranciers een antwoord kunnen verwachten. Belangrijk is om aan te geven dat u niet benaderd wil worden door de leveranciers in deze fase. - Vergoeding
In het algemeen worden de kosten voor het beantwoorden van een RFI niet vergoed. Wees hier helder in.
8. Vragen
Een overzicht van de vragen die voor u van belang zijn. Een indeling in categorieën maakt het voor zowel u als voor de leveranciers overzichtelijker. En maakt een beoordeling gemakkelijker. Per categorie een nummering aangeven.
9. Overige informatie
Hier kunt u informatie kwijt waarvan u denkt dat deze mogelijk relevant is voor de leveranciers en die u niet in een van de bovengenoemde paragrafen kwijt kunt. Het kunnen ook randvoorwaarden of aanvullende eisen en wensen.