request for information

Request for Information

Doel

Het doel van een dergelijk informatieronde is een marktraadpleging: het krijgen van een goed inzicht van welke leveranciers in staat zijn de gevraagde diensten/producten le leveren. Daarmee kan het aantal gegadigden voor een offerte traject worden beperkt.

  

1. Inleiding

Korte omschrijving van de aanleiding voor dit verzoek en ook duidelijk aangeven wat het doel van deze informatie ronde is. Benadrukken dat het geen offerte aanvraag is. Tevens aangeven dat bij beantwoording van de RFI, men aangeeft serieus belangstellende te zijn voor een offertetraject. Indien men, om welke redenen dan ook, niet wil meedoen aan het offertetraject, dan geen reactie geven

 

2. Doestelling RfI

Aangeven dat het belangrijkste doel is te komen tot een shortlist van mogelijke leveranciers

 

3. Organisatie beschrijving

Een omschrijving en kenmerken van de eigen organisatie: karakter van het bedrijf, omvang, het belang van de gevraagde dienst voor uw organisatie, etc. Inforamtie die relevant is voor leveranciers om uw organisatie van de huidige situatie naar de gewenste situatie te migreren.

 

4. Selectiecriteria

Stel zo goed mogelijk de selectiecriteria op waaraan uw leveranciers moeten voldoen om aan de volgende ronde mee te kunnen doen (Request for Proposal. Stel deze criteria op in samenwerking met de personen die bij de selectie betrokken worden. Dit is een lastig deel van de RfI, maar uw leverancier heeft er recht op te weten aan welke criteria ze moeten voldoen of zo veel mogelijk aan moeten voldoen. Ook zij besteden veel werk aan het beantwoorden van de RfI. 

Een deel van deze criteria zullen bekend moeten zijn 

 

5. Huidige situatie

In het kort de huidige situatie beschrijven. Eventuele belangrijke informatie in de bijlage.

 

6. Gewenste situatie

Geef in het kort aan wat de gewenste situatie is en welke dienst/product u gaat vragen. Een beknopte maar volledige beschrijving. Aangeven dat alternatieven, ook in dit stadium, altijd welkom zijn. Relevante informatie toevoegen in de bijlagen.

 

7. Procedure

  • Verstrekking van de RFI aan potentiële gegadigden
    al of niet aangeven welke leveranciers worden uitgenodigd voor deze informatie ronde. Het kan zijn dat u deze informatie liever voor u zelf houdt.
  • Verzoeken om nadere informatie
    geef in het kort aan wie benaderd kan worden voor het geven van aanvullende informatie. Geef ook aan op welke manier deze persoon benaderd kan worden. De voorkeur verdiend schriftelijk of per email. In dat geval kunt u de vragen en de bijbehorende antwoorden ook naar de overige leveranciers sturen. Ook aangeven tot welke datum aanvullende informatie gevraagd kan worden. Aangeven dat niet ingegaan wordt op telefonische vragen.
  • De beantwoording van de RFI
    Geef duidelijk aan dat de beantwoording moet overeenkomen met de nummering zoals gehanteerd in het RFI. De beantwoording mag schriftelijk maar bij voorkeur elektronisch. Aangeven naar wie de informatie gestuurd moet worden. Met het niet beantwoorden van de RFI, wordt aangegeven dat men geen belangstelling heeft voor het offertetraject.
  • Sluitingstermijn
    Geef de uiterste datum tot wanneer de gevraagde informatie ingediend kan worden. Geef ook aan wanneer de leveranciers een antwoord kunnen verwachten. Belangrijk is om aan te geven dat u niet benaderd wil worden door de leveranciers in deze fase.
  • Vergoeding
    In het algemeen worden de kosten voor het beantwoorden van een RFI niet vergoed. Wees hier helder in.

 

8. Vragen

Een overzicht van de vragen die voor u van belang zijn. Een indeling in categorieën maakt het voor zowel u als voor de leveranciers overzichtelijker. En maakt een beoordeling gemakkelijker. Per categorie een nummering aangeven.

 

9. Overige informatie

Hier kunt u informatie kwijt waarvan u denkt dat deze mogelijk relevant is voor de leveranciers en die u niet in een van de bovengenoemde paragrafen kwijt kunt. Het kunnen ook randvoorwaarden of aanvullende eisen en wensen.

 

Bijlagen

Om het verzoek om informatie kort en overzichtelijk te houden, maakt u zoveel mogelijk gebruik van verwijzingen naar de bijlagen. 

 

Om te kunnen reageren op dit artikel, moet je ingelogd zijn (na registratie).

Wiki's gelezen

 

Nieuwsbrief

wij versturen geen nieuwsbrieven, mailings, e.d. Wil je op de hoogte blijven? Volg ons dan via Twitter of LinkedIn.

Wie is online

We hebben 145 gasten en geen leden online

×
Nieuwsbrief

Op de hoogte blijven van onze onderzoeken over Goed Opdrachtgeverschap? Of meedoen aan onderzoeken naar Goed Opdrachtgeverschap? Meld u aan voor de speciale nieuwsbrief en blijf op de hoogte.

ACYMAILING_NEWLETTER