In een onderzoek naar de wijze waarop een project voorbereid wordt en de besluitvorming rond ict investeringen tot stand komen, is specifiek gekeken naar het gebruik en de toepassing van de businesscase. De businesscase, of investeringsplan, is in feite de zakelijke rechtvaardiging om een investering wel of niet te doen. Het geeft een antwoord op een aantal vragen zoals wat de organisatie wil bereiken, op welke wijze zij dat denkt te doen, wat het gaat kosten en wat het oplevert. Normaal gesproken wordt de businesscase opgesteld onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever en het is een afspraak tussen hem en zijn leidinggevenden. Vaak de directie. De opdrachtgever is dan ook de eigenaar van de businesscase. Van hieruit kan de opdracht tot een project worden gegeven.
Gebruik van de businesscase:
Uit de enquete naar het gebruik van de businesscase is gebleken dat:
- nog steeds niet of onvoldoende gebruik maken van de businesscase (30%)
- grotendeels gebruik maken van de businesscase wat betreft de grootte van de projectkosten, maar niet het investeringskader (wat zijn de baten) (35%)
- volledig gebruik maken van de businesscase (32%)
- men weet het niet (3%)
Het resultaat van de enquete is onderstaande grafiek weergegeven:
Het opstellen van de businesscase:
Door dezelfde onderzoekers is ook gekeken wie de businesscase hebben opgesteld. Hieruit kwam het volgende resultaat naar voren:
- de businesscase is opgesteld door de lijnmanager (opdrachtgever) die het project aanvraagt (28%)
- de businesscase is opgesteld door de projectmanager die het project gaat uitvoeren (59%)
- de businesscase is opgesteld door het projectbureau (3%)
- er wordt in het geheel geen businesscase opgesteld (10%)
De resultaten van dit deel van de enquete zijn weergegeven in onderstaande grafiek:
Overige resultaten van het onderzoek:
- Uit de enquêteresultaten bleek verder dat het gebruik van een businesscase leidt tot grotere tevredenheid over het project. Het niet gebruiken van een businesscase bleek te leiden tot een zeer lage tevredenheid.
- Uit een confrontatie van het percentage respondenten dat een business case opstelt met de verzamelde gegevens over projectevaluatie, blijkt het volgende: 32 procent van de respondenten gebruikt (grotendeels) een business case. Daarvan evalueert 58 procent het project op basis van deze businesscase. Slechts 18 op de 100 projecten wordt dus grondig geëvalueerd: 82 beperkt of niet.
Conclusies:
Uit de resultaten van bovenstaande enquêtes zijn een aantal belangrijke conclusies te trekken.
- in slechts ⅓ van de gevallen wordt daadwerkelijk een businesscase gebruikt als instrument om een afgewogen beslissing te nemen om een ict investering wel of niet te doen. Dat betekent in alle andere gevallen dat de zakelijke rechtvaardiging voor het laten uitvoeren van een project in feite ontbreekt. Hier ligt zeer waarschijnlijk voor een belangrijk deel de basis voor het mislukken van projecten of voor de forse budgetoverschrijdingen;
- in circa ⅓ van de gevallen wordt de businesscase opgesteld door de opdrachtgever zelf of onder zijn directe verantwoordelijkheid. Voor een belangrijk deel (bijna ⅔ van de gevallen) wordt de zakelijke rechtvaardiging van een uit te voeren project gedaan door de opdrachtnemer zelf. Dat betekent dat in veel gevallen een opdrachtnemer zelf zijn project justificeert. Een zwakke basis voor het starten van een project.
Opmerking
- interessant is om na te gaan of er een relatie is tussen het daadwerkelijk gebruik van de businesscase (circa ⅓ van de gevallen) en het succesvol verlopen van projecten (uit een andere enquete blijkt dat ook in ⅓ het geval te zijn);
- onduidelijk is of er een verband is tussen
bron: Falende en succesvolle projecten - Bisnez Management, Business & IT Trends Institute, Vrije Universiteit Amsterdam